Сучасні компанії являють собою багатофункціональні механізми, які можуть об'єднувати масу різних підрозділів та досягати різнопланових цілей. Скоординувати роботу кількох напрямів буває складно, що неминуче позначається на продуктивності. Вирішити цю проблему покликана система управління проектами, яка органічно впроваджується у діяльність організації та забезпечує злагоджене функціонування всіх структурних елементів, сприяє прискоренню вирішення окремих завдань.
Що таке системи управління проектами
В даний час цей термін використовується для позначення спеціалізованої програми, до певних функцій та можливостей якої отримує доступ кожен співробітник залежно від своєї спеціалізації, посади, рівня відповідальності. Вона об'єднує напрямки діяльності різних підрозділів та дозволяє бачити у комплексі всі етапи досягнення поставленої мети, формує цілісну картину.
Визначаючи, що таке системи управління проектами важливо відзначити, що це дієвий інструмент для ефективного планування, контролю, отримання доступу до необхідних ресурсів для успішного досягнення тактичних цілей і реалізації стратегії діяльності компанії. Завдяки формуванню загальної картини вони дозволяють відсікти зайві ланки та оптимізувати роботу всіх підрозділів.
Коли стане в нагоді система управління завданнями та проектами
Таке програмне забезпечення необхідне насамперед організаціям з розгалуженою багаторівневою структурою, де є поділ функцій між відділами. Також система управління завданнями максимально затребувана компаніями, які одночасно працюють над кількома проектами, де задіяні співробітники з різних підрозділів. Чітка, продумана структура ПЗ дозволить об’єднати в єдине ціле розрізнених співробітників, змусивши їх працювати над досягненням однієї мети.
Особливо це зручно у випадку, якщо до роботи залучені фахівці, які працюють віддалено, в організації реалізований аутсорсинг .
Основні сфери, в яких застосовується подібне ПЗ:
- інноваційні розробки;
- будівництво;
- запуск стартапів;
- інвестиційна діяльність;
- розробка інформаційних технологій;
- девелопмент і т.д.
Огляд систем управління проектами
Нижче представлені найбільш популярні, функціональні та практичні програми, що реалізують управління завданнями.
Worksection
ПЗ для невеликих команд до 25 осіб, які працюють у сфері просування сайтів, копірайтингу та активно залучають до роботи фрілансерів.
+Зручний контроль термінів виконання ТЗ
+Можливість отримання звіту щодо того, який обсяг роботи зробив учасник за певний час
-Неможливість додавати картинки з інших програм
-Відсутність автоматичного перенаправлення на мобільну версію при переході за посиланням
Бітрікс24
Більш складна, масштабна система контролю завдань для розвитку бізнесу у сфері продажу, маркетингу, просування продукту.
+Універсальність застосування; розширений функціонал
+Можливість залучення значної кількості учасників
-Складність сприйняття співробітниками функціоналу, необхідність навчання
Jira
Ідеальний варіант для розробників дозволяє об'єднати до 100 учасників.
+Маса інструментів для аналізу ефективності
+Інтеграція понад 3 тис. додатків із різним функціоналом
-Деяка уповільненість та неповороткість
-Складність освоєння
Проведемо експертизу техніки і ПО, оцінимо компетентність ІТ-персоналу, виявимо проблеми та можливі ризики. Ви отримаєте об'єктивну інформацію про роботу вашої технічної служби, перелік заходів щодо оптимізації витрат і концепцію розвитку ІТ-інфраструктури
Asana
Призначена для управління завданнями 15-20 співробітників у творчій сфері: дизайн, фотографування та ін.
+Функція додавання спостерігачів, співвиконавців
+Зручне сортування, фільтрація
+Різноманітність звітів за різними показниками
-Відсутність ієрархії учасників
-Ймовірність втратити проект у загальній масі, якщо їх стає надто багато
Slack
Корпоративний месенджер із можливістю інтеграції з різними сервісами.
+Створення окремого чату для кожного проекту
+Швидка робота
-Обмеження за обсягом файлів, що передаються
Wrike
Дозволяє реалізувати складні, масштабні системи постановки завдань. Підходить для будівельних фірм, веб-студій, де передбачається робота із шаблонами.
+Високий рівень гнучкості, адаптивності
+Автоматизація складних багатоетапних процесів
-Складний інтерфейс, який проблематично налаштовувати під потреби компанії
Trello
Займає одну з найкращих позицій в огляді систем управління проектами, тому що можна порівняти з рівнем затребуваності з Excel. Ідеальна для невеликих команд (10-15 осіб), учасники яких не мають високого рівня технічної підготовки.
+Максимально простий інтерфейс
+Зручність реалізації лінійних рішень
-Неможливість роботи з великою кількістю проектів
Basecamp
Ідеально підходить система управління проектами в компанії, що спеціалізується на дизайні. Забезпечує роботу із командами до 30 осіб.
+Нескладний інтерфейс, призначений для вирішення найпростіших завдань
+Можливість збереження конфіденційності клієнта
-Складність проведення комплексного аналізу досягнення поставленої мети
MeisterTask
Зручний інструмент для спільної роботи невеликих команд та вирішення нескладних завдань.
+Відмінний дизайн та простий інтерфейс
+Можливість створення шаблонів для стандартних рішень
+Ефективний інструмент для відстеження дедлайнів
-Відсутність агрегатора завдань
Висновки
Сучасний ринок пропонує користувачам широке розмаїття систем управління завданнями та проектами, функціонал яких відповідає різним цілям компаній. Тому підібрати оптимальний варіант для організації будь-якого масштабу, специфіки діяльності не складе труднощів.
