Сьогодні для зручного спілкування та обміну інформацією всередині компанії, а також з клієнтами або партнерами по бізнесу без електронної пошти ніяк не обійтися. А якщо ви прагнете сформувати професійний імідж, зміцнити довіру до свого бренду, то важливо мати не публічну, а корпоративну пошту з доменним ім'ям компанії. Як це правильно зробити, поговоримо далі. Також це завдання можна віддати на ІТ аутсорсинг.
Що таке корпоративна пошта
Корпоративна пошта – це професійна адреса електронної пошти, яка прив'язана до унікального доменного імені. Вона використовується виключно для ділового листування між її співробітниками та клієнтами. Наприклад, це має такий вигляд: name@company.com.
Корпоративна пошта, на відміну від публічної, адмініструється тільки компанією та в разі звільнення співробітника він втрачає доступ до неї. Також вона має більший ступінь захисту даних, налаштовується залежно від потреб компанії, а також може бути синхронізована з іншими сервісами.
Проведемо експертизу техніки і ПО, оцінимо компетентність ІТ-персоналу, виявимо проблеми та можливі ризики. Ви отримаєте об'єктивну інформацію про роботу вашої технічної служби, перелік заходів щодо оптимізації витрат і концепцію розвитку ІТ-інфраструктури
Для чого потрібна корпоративна пошта
Корпоративна пошта необхідна для бізнесу будь-якого масштабу, а саме для:
- створення професійного іміджу – така пошта викликає у клієнтів довіру та підвищує впізнаваність бренду;
- захисту даних – доменні адреси пошти запобігають витоку важливої конфіденційної інформації;
- зручності управління – IT-адміністратор може самостійно створювати нові облікові записи, а також змінювати паролі або видаляти доступ до пошти колишніх співробітників;
- розширених функцій – створювати групові адреси, використовувати корпоративне сховище даних, підтримувати корпоративні календарі та інструменти для спільної роботи.
Як назвати корпоративну пошту
Корпоративна пошта, як правило, має просту та зрозумілу структуру адреси, а саме:
- загальні адреси різних відділів компанії виглядають так: наприклад, info@company.com (загальна інформація), sales@company.com (відділ продажів), support@company.com (інформаційна підтримка);
- іменні адреси співробітників - igor.velichko@company.com або i.velichko@company.com.
При виборі назви для корпоративної пошти рекомендується уникати довгих і складних комбінацій букв, цифр. Краще використовувати корпоративні шаблони та найменування.
Як працює корпоративна пошта
Корпоративна пошта працює на базі доменного імені компанії. Вона дає змогу надсилати та отримувати електронні листи через спеціально налаштований поштовий сервер. Він є центральним елементом системи та забезпечує обробку, зберігання та надсилання електронних листів. Такий сервер може бути локальним, тобто розміщуватися на сервері компанії, або хмарним (зберігатися в Google Workspace, Microsoft 365).
Для роботи з корпоративною поштою використовуються різні програми, такі як, Gmail, Outlook або спеціальні мобільні додатки. Адміністрування здійснюється виключно самою компанією. Вона керує обліковими записами, призначає права доступу і стежить за безпекою всієї системи. Процес роботи корпоративної пошти виглядає так:
- IT-адміністратор системи створює поштові адреси для співробітників;
- користувач пише лист у поштовому клієнті і відправляє його через протокол SMTP на поштовий сервер відправника. Сервер, своєю чергою, перевіряє домен одержувача і передає лист на сервер одержувача;
- далі сервер одержувача зберігає лист у поштовій скриньці і він відображається в поштовому клієнті;
- всі дані зберігаються на сервері компанії або в хмарі.
Як зробити корпоративну пошту на домені компанії
Для початку необхідно придбати домен і зареєструвати його на себе. Потім виберіть поштовий сервіс. Це можуть бути хостинг-провайдери такі, як cPanel або хмарні рішення (Google Workspace, Microsoft 365). Потім проведіть налаштування DNS-запису. Додайте записи MX для того, щоб перенаправити пошту на обраний сервіс. Створіть облікові записи для кожного співробітника. І все, можна користуватися. У наші IT Послуги входить, зокрема, і створення корпоративної пошти.
Як створити корпоративну пошту на хостингу
Якщо ви вирішили використовувати як поштовий сервіс хостинг, то вам необхідно:
- зайти в панель керування хостингом;
- вибрати розділ Email Accounts (Поштові акаунти) і натиснути на кнопку Create (Створити);
- введіть бажану адресу та пароль;
- потім налаштуйте параметри поштової скриньки: її розмір, доступ через веб або поштові клієнти;
- перевірте роботу пошти.
Як створити корпоративну пошту на Google
Google Workspace – це досить популярний хмарний сервіс. Щоб створити на ньому корпоративну пошту потрібно:
- пройти реєстрацію та вибрати відповідний тарифний план;
- підтвердити домен і додати TXT-запис у DNS вашого домену;
- налаштувати MX-записи – перенаправити поштовий трафік на сервери Google;
- створити облікові записи для всіх користувачів, зайшовши в адмін-панель і вибравши там необхідні налаштування;
- використовувати Gmail для надсилання та отримання листів.
Абонентське обслуговування комп'ютерів передбачає також створення облікових записів, адміністрування корпоративної пошти тощо.
Основні рекомендації зі створення корпоративної пошти
Створення корпоративної пошти на домені компанії є вигідною інвестицією в професіоналізм і зручність роботи. Це однозначно позитивно вплине на ваш бізнес, особливо, якщо ви прислухаєтеся до таких рекомендацій:
- обирайте тільки надійний сервіс, наприклад, Google Workspace або Microsoft 365, що гарантує високий рівень безпеки;
- забезпечте захист своїх даних за допомогою двофакторної аутентифікації;
- щоб співробітникам було зручно користуватися надайте доступ через мобільні пристрої та вебінтерфейс;
- не забувайте про регулярне резервне копіювання листів;
- поясніть своїм співробітникам важливість використання корпоративної пошти в робочих цілях.
