Сегодня для удобного общения и обмена информацией внутри компании, а также с клиентами или партнерами по бизнесу без электронной почты никак не обойтись. А, если вы стремитесь сформировать профессиональный имидж, укрепить доверие к своему бренду, то важно иметь не публичную, а корпоративную почту с доменным именем компании. Как это правильно сделать, поговорим далее. Также эту задачу можно отдать на ИТ аутсорсинг.
Что такое корпоративная почта
Корпоративная почта — это профессиональный адрес электронной почты, который привязан к уникальному доменному имени. Она используется исключительно для деловой переписки между ее сотрудниками и клиентами. К примеру, это выглядит таким образом: name@company.com.
Корпоративная почта, в отличие от публичной, администрируется только компанией и в случае увольнения сотрудника он теряет доступ к ней. Также она имеет большую степень защиты данных, настраивается в зависимости от потребностей компании, а также может быть синхронизирована с другими сервисами.
Проведём экспертизу техники и ПО, оценим компетентность ИТ-персонала, выявим проблемы и возможные риски. Вы получите объективную информацию о работе вашей технической службы, перечень мер по оптимизации затрат и концепцию развития ИТ-инфраструктуры
Для чего нужна корпоративная почта
Корпоративная почта необходима для бизнеса любого масштаба, а именно для:
создания профессионального имиджа - такая почта вызывает у клиентов доверие и повышает узнаваемость бренда;
- защиты данных - доменные адреса почты предотвращают утечку важной конфиденциальной информации;
- удобства управления - IT-администратор может самостоятельно создавать новые учетные записи, а также менять пароли или удалять доступ к почте бывших сотрудников;
- расширенных функций - создавать групповые адреса, использовать корпоративное хранилище данных, поддерживать корпоративные календари и инструменты для совместной работы.
Как назвать корпоративную почту
Корпоративная почта, как правило, имеет простую и понятную структуру адреса, а именно:
- общие адреса различных отделов компании выглядят так: например, info@company.com (общая информация), sales@company.com (отдел продаж), support@company.com (информационная поддержка);
- именные адреса сотрудников - igor.velichko@company.com або i.velichko@company.com.
При выборе названия для корпоративной почты рекомендуется избегать длинных и сложных комбинаций букв, цифр. Лучше использовать корпоративные шаблоны и наименования.
Как работает корпоративная почта
Корпоративная почта работает на базе доменного имени компании. Она позволяет отправлять и получать электронные письма через специально настроенный почтовый сервер. Он является центральным элементом системы и обеспечивает обработку, хранение и отправку электронных писем. Такой сервер может быть локальным, то есть размещаться на сервере компании, или облачным (храниться в Google Workspace, Microsoft 365).
Для работы с корпоративной почтой используются различные программы, такие как, Gmail, Outlook или специальные мобильные приложения. Администрирование осуществляется исключительно самой компанией. Она управляет учетными записями, назначает права доступа и следит за безопасностью всей системы. Процесс работы корпоративной почты выглядит так:
- IT-администратор системы создает почтовые адреса для сотрудников;
- пользователь пишет письмо в почтовом клиенте и отправляет его через протокол SMTP на почтовый сервер отправителя. Сервер, в свою очередь проверяет домен получателя и передает письмо на сервер получателя;
- далее сервер получателя сохраняет письмо в почтовом ящике и оно отображается в почтовом клиенте;
- все данные хранятся на сервере компании или в облаке.
Как сделать корпоративную почту на домене компании
Для начала необходимо приобрести домен и зарегистрировать его на себя. Затем выберите почтовый сервис. Это могут быть хостинг-провайдеры такие, как cPanel или облачные решения (Google Workspace, Microsoft 365). Затем проведите настройку DNS-записи. Добавьте записи MX для того, чтобы перенаправить почту на выбранный сервис. Создайте учетные записи для каждого сотрудника. И все, можно пользоваться. В наши IT Услуги входит, в том числе и создание корпоративной почты.
Как создать корпоративную почту на хостинге
Если вы решили использовать в качестве почтового сервиса хостинг, то вам необходимо:
- зайти в панель управления хостингом;
- выбрать раздел Email Accounts (Почтовые аккаунты) и нажать на кнопку Create (Создать);
- введите желаемый адрес и пароль;
- затем настройте параметры почтового ящика: его размер, доступ через веб или почтовые клиенты;
- проверьте работу почты.
Как создать корпоративную почту на Google
Google Workspace - это довольно популярный облачный сервис. Чтобы создать на нем корпоративную почту нужно:
- пройти регистрацию и выбрать подходящий тарифный план;
- подтвердить домен и добавить TXT-запись в DNS вашего домена;
- настроить MX-записи - перенаправить почтовый трафик на серверы Google;
- создать учетные записи для всех пользователей, зайдя в админ-панель и выбрав там необходимые настройки;
- использовать Gmail для отправки и получения писем.
Абонентское обслуживание компьютеров предполагает также создание учетных записей, администрирование корпоративной почты и т.д.
Основные рекомендации по созданию корпоративной почты
Создание корпоративной почты на домене компании является выгодной инвестицией в профессионализм и удобство работы. Это однозначно положительно повлияет на ваш бизнес, в особенности, если вы прислушаетесь к следующим рекомендациям:
- выбирайте только надежный сервис, например, Google Workspace или Microsoft 365, что гарантирует высокий уровень безопасности;
- обеспечьте защиту своих данных с помощью двухфакторной аутентификации;
- чтобы сотрудникам было удобно пользоваться предоставьте доступ через мобильные устройства и веб-интерфейс;
- не забывайте про регулярное резервное копирование писем;
- объясните своим сотрудникам важность использования корпоративной почты в рабочих целях.
